Virtuelle Führung & Remote-Teamwork

In bestimmten Branchen ist es mittlerweile schon seit Jahren durchaus üblich, erfolgreich Projekte innerhalb eines virtuellen Teams abzuwickeln. Anders, als im klassischen Büro wird – geografisch gesehen – dezentral gearbeitet. Die Zusammenarbeit ist ortsungebunden. Das virtuelle Zusammenspiel der einzelnen Personen und Personengruppen erfolgt heute, dank technischer Unterstützung, einwandfrei. Remote-Teamwork folgt allerdings anderen Spielregeln. Und es braucht eben auch eine virtuelle Führung.

Doch für viele Unternehmen und auch Vorgesetzte sind diese veränderten Arbeitsprozesse Neuland. Gehen wir den neuen Herausforderungen auf die Spur.

Ja, virtuelle Besprechungen, Telefonkonferenzen und Dokumenten-Sharing gehören nun seit Corona mittlerweile zum Alltag. Homeoffice, Hybrid Work, New Work, Virtuelle Führung – so die Schlagworte in den Medien. Auch wir von otti.at haben uns sehr intensiv mit den aktuellen Arbeitsweisen auseinandergesetzt. Es scheint nicht nur ein vorübergehender Trend zu sein. Virtual Work hat schon heute unseren (Arbeits-)Alltag massiv verändert. Auch Personaldienstleister und deren Kunden erwarten in unterschiedlichen Branchen von Ihren Bewerber*Innen häufig entsprechende Flexibilität, Bereitschaft und Umdenken.

Auch von Führungskräften wird der für die virtuelle Führung nötige Zugang und das Engagement zum Umdenken gefordert.

Führung mit Verständnis & Empathie

Wie viele Komponenten müssen nun zusammenspielen: Einerseits wird vom Personal Selbstdisziplin und Eigenmotivation abverlangt. Zu Hause arbeiten mag für viele ein Segen sein und für andere ein Fluch. Nicht alle haben zu Hause optimale Voraussetzungen für die neue Arbeitswelt.

Hinterfragen Sie die individuellen Bedürfnisse und die Arbeitsumgebung Ihrer Mitarbeiter*innen und Kolleg*Innen. Wie sieht es generell mit dem Zugang zu neuen Arbeitsformen und der Bereitschaft aus? Haben sich Homeoffice und Hybrid Working aus einer ursprünglich angedachten vorübergehenden Notlösung heraus entwickelt? Oder hat sich gar durch die neue Arbeitsweise ein Mehrwert für alle Beteiligten und das Unternehmen Aufgabenbereich herauskristallisiert?

Prüfen Sie mögliche Stressfaktoren bei den einzelnen Personen. Sei es verursacht durch grundsätzlichen Widerwillen, von zu Hause aus zu arbeiten, dem Umgang mit neuen Technologien oder dem neuen Arbeitsumfeld. Beobachten Sie auch mögliche Neidfaktoren bei ungleichen Arbeitsverhältnissen und Einsatzzeiten im Homeoffice oder im Büro. Es gilt auch Themen wie Eigenmotivation, Arbeitspensum und Selbstdisziplin sehr individuell zu betrachten und anzuerkennen.

Regelmäßige Kommunikation

Allem voran steht Kommunikation. Das eine sind Teamgespräche rund um ein Arbeitsprojekt. Das andere sind teamfördernde Maßnahmen. Anders, als im Büro bekommen Sie von Interaktionen und der Gruppendynamik innerhalb Ihres/Ihrer Teams wenig mit. Gerade bei Teams im Dauer-Homeoffice wichtig: Bleiben Sie auch hier möglichst auf aktuellem Stand und greifen Sie bei Bedarf lenkend ein.

Vergessen Sie nicht, auf die einzelnen Persönlichkeiten und Bedürfnisse einzugehen. Mit einem regelmäßig angesetzten Telefonat oder eine Videositzung zu zweit bleiben Sie verbunden. Hierzu braucht es nicht mehr als ein paar Minuten. Planen Sie hierfür periodische Termine für ein persönliches Gespräch.

Ein sensibles Thema ist auch das Fehlermanagement. In der Zentrale genauso wie im Büro ist es selbstverständlich, im Falle von Fehlern entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Passieren Fehler aufgrund der veränderten Arbeitsstruktur, liegt es vielleicht an Arbeitszeiten, der Rolle oder dem Aufgabenbereich einer einzelnen Person.

Die Technik für Virtuelle Führung

Neue Technologien mögen ausgereift sein und auch wunderbar funktionieren. Und doch überschatten oftmals Stressfakturen den Umgang mit neuer Anwendersoftware (und gegebenenfalls der dazugehörigen Hardware). Ein Telefon kennen wir mittlerweile alle. Doch Mikrofon und Kamera auf sich gerichtet zu haben, muss bis heute nicht unbedingt zum Arbeitsalltag dazugehört haben. Es werden plötzlich Dokumente geshared und gemeinsam vielleicht gar zeitgleich bearbeitet. Cloudbasierende Applikationen ersetzen den klassischen Server-Dateiordner. Ein Computerprogramm für ein weiteres Computerprogramm sorgt dafür, dass man sich in das Firmennetzwerk und seinen gewohnten Desktop einwählt.

Dies alles ersetzt den gewohnten Arbeitsprozess. Rein technisch betrachtet, lässt sich das Büro sehr elegant und kostengünstig auf die einzelnen Arbeitsplätze zu Hause transferieren.

Doch machen Sie sich selbst vertraut mit den neuen Funktionen und den erweiterten Arbeitsprozessen. Gibt es bei Ihnen selbst Berührungsängste? Gibt es sich verändernde Aufgaben und Anforderungen? Prüfen Sie offen den aktuellen technischen Stand und hinterfragen Applikationen nach der aktuellen Praktikabilität und dem Nutzwert.

Sind alle Akteure entsprechend geschult? Werden die Werkzeuge tatsächlich Ihrer Bestimmung nach im gewünschten Funktionsumfang korrekt angewendet? Hinterfragen Sie auch diesen sehr wichtigen Aspekt.

Struktur

Remote-Teamwork bedarf einer sehr konsequenten und strukturierten Arbeitsweise. Klare Aufgaben und Aufgabenteilung sind unerlässliche Erfolgsfaktoren. Hat man sich zuvor vielleicht einmal persönlich im Konferenzzimmer oder einfach nur einmal mit der Kaffeetasse in der Hand feinabgestimmt und unterhielt sich über die Sorgen und Probleme in einem Projekt, so sind ebendiese sozialen Momente stark eingeschränkt. Planen Sie regelmäßige (virtuelle) Team- und Statusmeetings, um alle am gleichen Stand zu halten. Achten Sie penibel auf die Aufgaben der einzelnen Personen. Sind diese klar definiert und wie sieht es mit dem Verantwortungsbereich und dem Handlungs- und Entscheidungsspielraum aus?).

Kontrolle ist schon OK. Vertrauen ist ebenso wichtig

Manche Aspekte lassen sich nicht in Zahlen skalieren und mit Pivot auswerten. Natürlich wünschen Vorgesetzte einen konstanten Überblick über Arbeitserfolge und Fortschritte.

Nun kommen allerdings neue, vor allem menschliche Komponenten hinzu, die es zu bewerten gilt und bei Bedarf auch eine Reaktion erfordern. Wie wertvoll ist es im Gegenzug aber auch, seinem Team das nötige Vertrauen und die gebührende Wertschätzung entgegenzubringen. Vertrauen ist die Basis für die virtuelle Führung. Das Vertrauen an die Selbstdisziplin und die Fähigkeit, unter veränderten Rahmenbedingungen von zu Hause aus die Arbeit vollständig und korrekt abzuwickeln.

Autor: Walter Bach, IT-Consultant & Unternehmensberater